Eficiência e organização são palavras-chave na rotina de quem usa um sistema de cobrança. O recurso é utilizado para gerenciar ações como envio de boletos, registros de pagamento, informações de clientes, contratos etc.
Um software de cobrança pode contribuir com o seu setor financeiro e outros times! Sua contratação é importante para empresas que querem melhorar o desempenho da equipe, gerenciar processos e receber dívidas de forma mais eficiente. Se você está cogitando comprar um sistema, continue na leitura e entenda qual o momento ideal.
Qual o objetivo do sistema de cobrança?
O objetivo do software é melhorar as etapas da cobrança e garantir que a empresa receba o dinheiro devido de forma rápida e segura, evitando problemas.
Com uma boa ferramenta, o seu negócio mantém a produtividade na cobrança e garante que os clientes paguem pelos serviços ou produtos comprados.
O sistema permite que tarefas manuais sejam automatizadas e programadas, tornando as etapas mais certeiras, com menos riscos de erros e mais estratégias. Sem falar que essa tecnologia proporciona à equipe economia de tempo e a oportunidade de focar em trabalhos mais complexos.
Quando contratar um sistema de cobrança?
Qualquer empresa ou escritório podem usar um sistema de cobrança para gerenciar melhor os clientes inadimplentes. O software pode atender às necessidades de qualquer tipo e tamanho de negócio. Isso é especialmente útil quando as tarefas manuais se tornam inviáveis devido ao aumento de clientes e/ou transações financeiras.
Abaixo, você confere situações que sinalizam que chegou o momento de contratar um sistema de gestão de cobrança.
Dificuldade em receber pagamentos
Os gargalos dentro de um processo de cobrança podem ser diversos, e um deles é a dificuldade em receber pagamentos. Os motivos para isso acontecer são variados, como estratégia inadequada, régua de cobrança pouco eficaz, contatos desatualizados etc.
Se você se identifica com esse cenário, o sistema de cobrança se torna ainda mais essencial. Com ele, você pode identificar problemas no seu processo e contar com ferramentas para apoiar sua estratégia e solucionar dificuldades.
Necessidade de aprimorar o gerenciamento financeiro
À medida que a empresa cresce é provável que a carteira de clientes inadimplentes também aumente. Dentro desse cenário, gerenciar os ciclos de cobrança pode ser bastante desafiador e, consequentemente, isso prejudica a parte financeira do negócio.
O sistema de cobrança oferece recursos para análise de dados, gestão financeira e projeções.
Eficiência da equipe está baixa
Notou que o time de cobrança está com baixo desempenho? Os colaboradores investem tempo em tarefas que poderiam ser automatizadas? O fluxo de trabalho é pouco ágil? Se você respondeu sim a alguma dessas perguntas (ou a todas), é hora de pensar em uma estratégia para melhorar o expediente.
Quando um negócio usa métodos de cobrança antigos, a equipe perde tempo em vez de focar em receber dívidas.
O sistema de cobrança é um aliado crucial para eliminar esse tipo de processo. Nele, você pode integrar ferramentas, centralizar informações em um único espaço e contar com tarefas programadas.
Com tecnologia inteligente, o trabalho fica mais organizado e com menos dificuldades.
Poucas opções de pagamento para o cliente
Oferecer diferentes alternativas de pagamento para os clientes é indispensável na hora de quitar dívidas. Essa é uma forma de permitir que o consumidor encontre a opção mais adequada para resolver suas pendências. Isso dá a ele a oportunidade de escolher a solução que melhor se encaixa em sua situação.
Se o seu negócio ainda não conta com opções variadas de pagamento, você pode perder chances de receber dívidas. Essa situação é um obstáculo para a empresa? Se sim, o sistema de cobrança possibilita uma série de alternativas, como cartão de crédito, boleto, parcelamento, portal de autonegociação etc.
Precisa diminuir custos com novos canais
A comunicação é parte essencial da cobrança, por isso, dispor de diferentes canais é praticamente obrigatório para uma boa estratégia!
Porém, é comum que a compra de novos canais gere mais custos para empresas, tornando-se um problema na saúde financeira. Uma maneira de tornar a compra mais sustentável é contratar um software de cobrança que se integre com discadores, plataformas de SMS, etc.
Assim, você consegue ter acesso a ferramentas de comunicação por um custo menor do que teria ao contratar diversas plataformas de forma separada.
Necessidade de integrar diferentes softwares ao CRM de cobrança
A integração de sistemas é um fator importante para quem trabalha com cobrança. A equipe pode juntar todas as ferramentas em um só lugar, facilitando o trabalho do dia a dia e mantendo as informações organizadas no CRM.
Se a integração de todos os softwares é uma dor do seu negócio, chegou o momento de contratar um sistema de cobrança que ofereça facilidade para realizar esse processo. Um bom CRM de cobrança disponibilizará integração com ERP, discadores, plataformas de disparos, gateways de pagamento etc.
Dificuldade em registrar o histórico do consumidor
Não registrar corretamente o histórico de cobrança de clientes é um verdadeiro problema. A falta de informações pode levar a ações incorretas, como cobrar uma dívida de forma indevida.
Ao entrar em contato com o consumidor, é necessário que os seus colaboradores tenham em mãos tudo o que já foi conversado, feito e negociado. Esses dados servem de insumos na hora de conversar e fazer propostas personalizadas e corretas.
Precisa prestar contas
Empresas de cobrança e escritórios de advocacia terceirizados precisam mostrar um resumo financeiro dos pagamentos feitos em períodos específicos.
Se você tem dificuldade em fazer esse documento, o sistema de cobrança pode te ajudar. Ele fornece todas as informações necessárias e cria a prestação de contas de maneira segura e confiável.
Benefícios do sistema de cobrança automatizado
Agora que você já sabe quais são as situações que mostram que chegou o momento de contratar um sistema de cobrança, confira alguns benefícios que o software oferece:
- Automatização de processos;
- Reduz a inadimplência;
- Melhora a comunicação com o consumidor;
- Informações reunidas em um único lugar;
- Mensuração de dados por meio de relatórios;
- Integração com outras funcionalidades;
- Mais opções de métodos de pagamento para clientes;
- Ações em massa;
- Controle de pagamentos recebidos;
- Economia de tempo;
- Melhora a eficiência da operação;
- Faz a emissão de boletos online.
Quais recursos um sistema proporciona?
Alguns sistemas de cobrança, como o CRM Cobmais, também incluem recursos de análise de dados e gerenciamento de fluxo da operação para ajudar a empresa a identificar tendências de pagamento e tomar decisões estratégicas relacionadas à gestão.
O sistema ainda possibilita automatizar todo o processo de cobrança, desde o envio de notificações e trâmites até a emissão de boletos e acompanhamento dos pagamentos. Além disso, possuir um CRM evita erros com tarefas configuradas e realizadas automaticamente.
Em resumo, um sistema de cobrança efetivo é fundamental para garantir a saúde financeira de uma empresa. Ao estabelecer políticas e estratégias claras, monitorar as contas a receber, manter uma comunicação assertiva e oferecer acordos amigáveis, seu negócio pode garantir pagamentos em dia e manter suas operações de forma sustentável.
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