A partir do momento que o time de vendas fecha um negócio pago em parcelas, o ciclo de cobrança entra em ação, seja para evitar a inadimplência ou negociar uma possível dívida. Entender a dinâmica das diferentes etapas desse processo é importante para que gestores consigam encontrar as melhores formas de agir, os meios de comunicação ideal etc.
Neste post, você entenderá o que é esse ciclo, quais as fases e como otimizar o processo na sua empresa. Boa leitura!
O que significa ciclo de cobrança?
O ciclo de cobrança são todas as etapas e procedimentos que a sua equipe interna de cobrança ou operadores de uma assessoria terceirizada seguem para prevenir e/ou recuperar valores de forma estruturada e eficiente.
Da emissão da fatura até a recuperação dos pagamentos, todas as ações feitas fazem parte desse grande processo. É um processo que busca acompanhar e controlar as ações de cobrança, visando otimizar o recebimento dos valores em aberto e minimizar as perdas financeiras
Todas as empresas têm o ciclo de cobrança, embora as fases possam mudar de acordo com o planejamento. Independentemente disso, essa forma de funcionamento é importante para um negócio, pois permite uma visão panorâmica de cada etapa e ajuda a entender se é necessário adicionar ou retirar algum estágio.
Diferença entre ciclo e régua de cobrança
Se você já conhece estratégias de régua de cobrança pode estar se perguntando qual a diferença dela com o ciclo que estamos explicando. Apesar de semelhantes, vale saber que há distinções.
O ciclo de cobrança é algo que toda empresa tem e ele surge naturalmente, dentro da necessidade de fazer cobrança. Ele é o processo geral que abrange todas as etapas de cobrança.
Já a régua de cobrança é uma estratégia específica dentro desse ciclo, é o planejamento de ações e os momentos para realizar as cobranças de forma mais sistemática. Essa ferramenta ajuda a identificar qual o melhor meio de comunicação e a distinguir segmentação de devedores. Em resumo, elas caminham juntas e não é possível separar uma da outra!
Quais são as etapas do ciclo de cobrança?
Na hora de fechar uma venda, trabalhar com opções de pagamento é uma estratégia pertinente, pois além de proporcionar mais oportunidades para a equipe, é mais cômodo para o cliente encontrar a melhor forma para adquirir um produto.
O parcelamento é uma opção escolhida por muitos consumidores, porém, aumenta as chances da inadimplência. Instituições devem estar preparadas para lidar com esse cenário por meio de ciclos de cobrança.
É crucial pensar com antecedência, por meio de lembretes, e também ter um plano para os piores cenários, como a cobrança judicial. Abaixo, você vai entender melhor sobre cada tipo de cobrança.
Faturamento
Tudo começa aqui. Nesta primeira fase, o vendedor fecha a venda e o produto entra em faturamento. São geradas as parcelas e é organizado como será paga as prestações.
Envio de faturas
Agora, o cliente já tem em mão os valores das parcelas e realizar o pagamento em dia depende totalmente dele. Os próximos passos são decisivos para entender se essa pessoa vai entrar na carteira de cobrança ou se pagará em dia.
Acompanhamento
A equipe de cobrança deve acompanhar os pagamentos e se o consumidor está pagando em dia. Caso não, é preciso entrar em ação e começar a aplicar estratégias — que serão explicadas em seguida..
Cobrança preventiva
A cobrança preventiva não precisa acontecer somente com clientes inadimplentes. É possível que ela seja uma estratégia de lembrete do vencimento da conta, justamente para evitar o endividamento. Há negócios que focam esse esforço somente em consumidores com histórico negativo, enquanto há outras que preferem fazer o envio de forma geral.
Uma dica valiosa é conhecer muito bem o perfil dos seus clientes para entender o histórico e fazer envio de lembretes personalizados e com melhor direcionamento. Por exemplo, alguns consumidores são devedores crônicos, enquanto outros podem apenas esquecer, mas sempre pagam em dia.
A régua de cobrança é uma ferramenta indispensável para compreender a dinâmica dos devedores e entender o melhor momento para o envio de lembretes.
Cobrança amigável
Esta estratégia entra em ação quando o cliente, de fato, começa a endividar-se e deixa de pagar os boletos. Nesse caso, é necessário ter um tom amigável, não utilizar termos de acusação e tentar negociar com o consumidor para incentivá-lo a pagar o débito.
A cobrança amigável é essencial para não haver mal-estar no relacionamento e, até mesmo, ser notificado pelo Procon, uma vez que o Código de Defesa do Consumidor impõe limites e deixa claro que nenhum cliente deve passar por situações constrangedoras, ameaças ou ser exposto.
Cobrança terceirizada
O credor pode optar pela cobrança terceirizada quando a carteira de inadimplência é muito grande e o setor da empresa não consegue gerenciar esses consumidores e fazer a recuperação de crédito.
Diante dessa situação, é válido cogitar a contratação de uma assessoria para fazer todo o trabalho de contato e cobrança. Essas empresas são especialistas no assunto e totalmente focadas em trazer resultados e bater metas.
Cobrança jurídica
O último tipo de cobrança é o mais drástico. Quando a dívida se torna muito grande e nenhuma das ações anteriores trazem resultados, pode ser necessário entrar com esse recurso. Mas atenção: antes de optar pelo processo jurídico, é importante analisar e entender se compensa a burocracia.
Há muitos gastos envolvidos na cobrança jurídica e é importante que a energia gasta nessa ação valha a pena. Geralmente, empresas que trabalham com produtos de valores mais alto, como financiamento de casas e carros, encontram solução nessa alternativa.
Resolução
Por fim, a etapa em que tudo está terminado, negociações foram feitas e o consumidor conseguiu quitar a dívida.
Como implementar as etapas de cobrança na empresa?
Apesar de parecer algo simples, nem sempre é fácil colocar em prática os processos de cobrança. Algumas empresas esbarram em dificuldades, como planejamento, falta de conhecimento, ferramentas inadequadas etc.
O primeiro passo para trabalhar com os processos citados é desenvolver uma política de cobrança, que é um documento que reúne todas as diretrizes que vão guiar a sua estratégia.
É no manual de políticas que será definido a periodicidade de cada fase da cobrança, qual o valor mínimo para acionar o judicial, os métodos que a equipe ou assessoria necessita seguir etc. Por isso, não ignore a importância deste documento! Reúna dados e gestores para pensarem juntos.
Após isso, chegou a hora de pôr a mão na massa e estruturar a sua régua de cobranças. É aqui que os processos já citados vão ser acionados, como o envio de lembretes e a negociação amigável. Se você trabalha com assessoria terceirizada, esse time também pode se guiar com o auxílio dessa ferramenta.
Não subestime o poder de fazer o básico! Essas tarefas são cruciais para que os processos de cobrança aconteçam de forma eficaz. Aliado a tudo isso, você pode utilizar a tecnologia, como o CRM de cobrança Cobmais. Entenda mais a seguir!
Como otimizar o ciclo de cobrança?
Otimizar o ciclo é o objetivo de qualquer empresa, afinal, todo credor quer ter um bom retorno e resolver as dívidas de seus clientes. Separamos, em seguida, algumas dicas para aplicar.
Defina políticas de crédito claras
A conceção de crédito influência totalmente no ciclo de cobrança. Isso porque quando não há políticas claras, a empresa pode dar brecha para que clientes de risco entrem em inadimplência.
Por isso, é importante trabalhar com atenção no documento de políticas de crédito para que os seus colaboradores possam oferecer o benefício de forma adequada e evitar a inadimplência desde aqui.
Mantenha sempre claro os prazos de pagamento
Parece óbvio falar sobre isso, mas os prazos de pagamento sempre devem estar muito claros para o seu cliente — assim como multas e juros.
Seja para o pagamento dos boletos originais ou de negociação, é fundamental que o consumidor sempre saiba o dia de vencimento, para que a situação fique sob controle.
Uma opção é, dentro de todas as comunicações, deixar as informações em destaque.
Disponibilize diferentes meios de comunicação
Os meios de comunicação são mais uma opção para quem quer otimizar o ciclo de cobrança. Com eles, você consegue entrar em contato com os clientes com mais facilidade, além de permitir que o consumidor possa escolher a melhor forma de chegar até o atendimento do seu negócio.
Na cobrança e em qualquer área que envolva relacionamento é fundamental criar pontes e facilitar o contato.
Como um software de cobrança pode ajudar em cada momento?
Um sistema de cobrança faz muito sentido para empresas que já têm etapas, processos e estratégias consistentes. Isso porque as ideias estão prontas para serem aplicadas, o que dá sentido à contratação do software.
Quando instituições compram um CRM, mas não têm política de cobrança e régua, provavelmente sentirão muita dificuldade em executar os processos já citados, assim como usar a tecnologia a favor.
Com um software, é possível estruturar a régua de cobrança de forma visual e intuitiva, além de fazer contato com os seus consumidores — seja para envio de lembretes, realizar negociações ou encaminhar mensagens de WhatsApp, e-mails etc.
Empresas que trabalham com estratégias bem consolidadas em cada fase da cobrança podem se beneficiar muito do uso de um sistema. Se você ficou interessado e acredita que esse é o seu cenário, preencha o formulário abaixo para conversar com nossos especialistas.
