Régua de cobrança automatizada ou manual: qual a melhor opção para a empresa? Essa é uma dúvida comum, especialmente para departamentos que começam a identificar que os processos tradicionais já não suprem e nem acompanham o crescimento da empresa e da carteira de clientes.
Se você trabalha com cobrança e está analisando qual a melhor alternativa para a empresa, continue a leitura e entenda melhor as diferenças entre a régua de cobrança em Excel e a automatizada.
Régua de cobrança: definição
A régua é um planejamento de todas as etapas da cobrança e que permite compreender as estratégias que fazem mais sentido para o consumidor, quais os melhores canais de comunicação para se relacionar e quais ações são necessárias para a quitação de débitos.
Tipos de régua de cobrança
É importante saber que há duas opções dessa ferramenta: a manual e a automatizada. A primeira, geralmente, é desenvolvida em planilhas; a segunda, em softwares de cobrança.
A escolha por uma ou outra vai depender de vários fatores, como o tamanho da carteira de clientes, a equipe disponível para se dedicar a essa tarefa etc. Confira a seguir, com mais detalhes a diferença entre as ferramentas!
Régua de cobrança manual
O trabalho em planilhas é comum na rotina de cobrança e, por isso, muitas empresas optam por criar réguas nesse formato. Entenda melhor quais são as principais características desse modelo.
Interação manual em todo o processo
Não importa se você utiliza os aplicativos do Google ou da Microsoft, as planilhas são modelos manuais. É necessário que alguém desenvolva, pense na organização, insira as fórmulas e, sempre que houver uma ação, que a informação seja adicionada por algum colaborador.
Para empresas com um pequeno número de inadimplentes, o método até pode funcionar. Porém, muitos negócios maiores começam a sentir na pele a dificuldade de gerenciar uma régua por planilha — e é provável que chegue a hora em que não seja mais possível trabalhar assim.
Maior dificuldade para segmentar clientes
A segmentação é um ponto importante dentro de uma régua, afinal, o método acontece por etapas e desencadeamento. Isso significa que você trabalha com grupos específicos de clientes, que têm características próprias e que justificam a decisão por uma ou outra estratégia.
Ao trabalhar com planilha, esse processo de segmentação é baseado em uma análise manual. Em seguida, todas as informações adquiridas devem ser organizadas por algum colaborador, que vai inserir esses dados nas tabelas para criar uma nova divisão de clientes.
É necessário um alto nível de organização
Quem trabalha com planilhas sabe que organização é fundamental para que as informações fiquem disponibilizadas da melhor forma possível. É preciso deixar o layout agradável e de fácil entendimento, colunas e tabelas que transmitam e reagrupem bem as informações, além de ter muito cuidado para que nada fique de fora.
Tudo isso é bastante minucioso e requer um alto nível de atenção e organização. Quando há atualizações, pode ser necessário refazer algumas partes da planilha ou, até mesmo, reestruturar tudo, outra vez.
Mais envolvimento humano
O envolvimento humano é e sempre será crucial em qualquer trabalho, independentemente da área de atuação. Entretanto, a tecnologia oferece mais conforto e tranquilidade na hora de executar tarefas burocráticas, repetitivas ou que tomam muito tempo da rotina.
O desenvolvimento de uma régua de cobrança em Excel ou outras planilhas requer que os colaboradores foquem em cada detalhe e, ainda assim, é possível que erros aconteçam. Esquecimento de informações ou dados perdidos são alguns exemplos de falhas que ocorrem quando processos são feitos apenas manualmente.
Tempo maior para fazer atividades
Se você chegou até aqui, já notou que as planilhas necessitam de um grande esforço por parte do seu time. Então, pode presumir que isso custe mais tempo para fazer algumas atividades.
Por ser um método totalmente manual, o colaborador precisará de tempo para organizar as informações, pensar em uma estrutura que funcione, criar um bom layout e anotar todas as novidades que acontecem no dia a dia. Ainda é necessário rever constantemente a planilha para identificar alguma falha.
Tudo isso leva muito tempo! Essa energia focada em desenvolvimento de tabelas poderia mirar em outras tarefas que necessitam de mais esforço e atenção — e que muitas vezes geram retornos importantíssimos.
Produção de relatórios com alto nível de complexidade
Por último, outra característica das réguas de cobrança em planilhas é que a produção de relatórios pode ser bastante trabalhosa. Requer muita atenção para analisar todos os dados, entender quais são os mais relevantes e, em seguida, computar tudo isso em um novo documento.
A tarefa se torna bastante complexa, manual e com mais chances de erros na forma como os números vão ser apresentados.
Régua de cobrança automatizada
As situações mencionadas são semelhantes com a sua realidade? Elas se tornaram um desafio no dia a dia do trabalho? Você cogita adotar uma régua automática? Confira, agora, as características desse método!
Ações automáticas
Na régua de cobrança em Excel ou outro tipo de planilha é possível estruturar as etapas, definir ações e anotar observações. Porém, o que não dá para fazer é a integração das atividades e a automação das tarefas.
Enquanto a régua de cobrança automatizada faz registros instantâneos de novos eventos e permite a programação de ações de forma mecânica, na planilha é necessário que todo o trabalho seja realizado de maneira manual e com o uso de múltiplas ferramentas.
Segmentação simples
A segmentação não é o forte das planilhas, mas quem conta com a régua automática tem acesso a um grande número de informações que permite que a divisão de consumidores seja mais fácil e certeira.
Vamos imaginar que existe uma fração de clientes que não responderam aos telefonemas. Com a régua automática, você separa esse perfil com facilidade e pode deixa-lo organizado para preparar ações em massa. Ao contrário da planilha, que precisaria de uma atividade manual e mais trabalhosa de segmentar.
Ritmo de envio mais seguro
As tarefas automatizadas oferecem um diferencial importante: a garantia de um ritmo de envio de ações mais segura. Como assim? Uma vez que todas as atividades estão programadas na sua régua, não é preciso se preocupar com o esquecimento de disparos. Automaticamente, as tarefas vão ser feitas, no dia e horário pertinente.
Dessa forma, você garante que a cobrança aconteça como planejado e que o fluxo de trabalho se mantém dinâmico.
Possibilidade de testar novas ações
Tentativa e erro fazem parte de qualquer estratégia. É esse processo de experimentação e teste que proporciona o aprendizado, a exatidão e planejamentos eficazes.
A régua de cobrança automatizada é uma ótima forma de obter dados e, com eles, você tem mais espaço para testar e entender o que faz sentido para os seus consumidores.
Facilidade para fazer alterações
Já comentamos que a planilha demanda energia extra. Toda vez que há alguma atualização na régua, é necessário modificar colunas, linhas e tabelas, o que torna o processo bastante trabalhoso. A régua automatizada, por estar dentro de um CRM de cobrança, pode passar por alterações de forma mais prática, sem que seja necessário um trabalho manual.
Relatórios mais práticos e assertivos
Os relatórios são documentos essenciais para a área de cobrança, que trabalha de forma árdua em cima de dados. Esses materiais dão insumos para gestores, diretores e gerentes tomarem decisões necessárias e que fazem a diferença no dia a dia.
Por isso, é crucial obter relatórios precisos e que mostrem com segurança todos os números que a gestão necessita analisar.
A régua em planilha pode oferecer muitos dados, mas a coleta deles nem sempre será simples, já que a equipe precisará olhar atentamente para identificar as informações que realmente interessam.
Na automação, você consegue gerar relatório de forma automática, com fácil visualização e baseados em todos os dados dos trabalhos que têm sido feitos na plataforma de sistema de cobrança automatizada.
As vantagens de trabalhar a régua de cobrança automatizada são inúmeras quando comparado às planilhas. Por isso, preparamos um e-book gratuito para você conhecer mais sobre régua e como criar a sua do zero e criar estratégias de recebimento de dívidas.
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