A cobrança automatizada é uma das tecnologias indispensáveis para o sucesso de uma operação, afinal, estamos falando de um conjunto de funcionalidades que tornam a rotina mais organizada e controlada, livre de planilhas e com o benefício do aumento da produtividade.
Neste artigo, você vai compreender o que é cobrança automática e todos os benefícios dela para uma operação de sucesso. Boa leitura!
O que é cobrança automatizada?
Cobrança automática ou automatizada são operações que contam com um sistema CRM, ou seja, um software que permite o agendamento de tarefas para que elas aconteçam de acordo com o planejado.
A intervenção humana ainda é necessária, afinal, são as pessoas que farão as estratégias, as análises e monitoramento, a grande mudança acontece na redução do trabalho manual e das planilhas.
Vamos a um exemplo? Imagine que a sua empresa trabalha com a cobrança preventiva. Ao invés de todo mês, a sua equipe enviar manualmente uma mensagem ao consumidor, você agendará esse processo para que ele aconteça automaticamente. Assim, evitará o risco de esquecimento e desorganização, e o mais importante: terá a certeza de que a pessoa vai receber o comunicado!
Veja abaixo o nosso vídeo explicando quais a principal diferença entre cobrança automatiza e manual.
Benefícios da cobrança automatizada
Agora que você já conhece o que é a cobrança automatizada, listamos dez benefícios de trabalhar com essa tecnologia em sua operação. Confira!
1. Otimiza a produtividade e eficiência da equipe
Trabalhar com a cobrança automatizada pode melhorar em 60% a produtividade, segundo dados dos nossos clientes. Isso porque a equipe passa a ter mais tempo e a focar em tarefas importantes, enquanto o sistema aciona automaticamente as ações previamente agendadas.
A redução dos trabalhos manuais, como preenchimento de planilha, busca por dados, geração de relatórios, envio de comunicados a consumidores, por exemplo, são trabalhos longos e que podem ser contornados com a ajuda do sistema.
2. Oferece precisão e redução de erros
Uma vez que as tarefas são agendadas, é possível revisitá-las e revisar tudo o que foi planejado. Essa é uma forma de encontrar erros e corrigi-los, tornando a sua operação mais certeira.
Outro ponto importante é lembrar que a interação humana diminui — mas não é extinta! — durante o processo, e assim é possível reduzir falhas, inconsistências e até mesmo o risco de esquecimento de realizar determinadas ações.
3. Gera melhorias no fluxo de caixa
Estratégias de cobrança são fundamentais para aumentar as chances de receber dívidas, e tão importante quanto isso é ter ferramentas que permitem a agilidade das táticas.
Quando o trabalho é feito de forma manual, é comum que alguns consumidores comecem a ficar esquecidos no meio de tantas pessoas para acionar. A cobrança é algo que não deve demorar para acontecer, justamente porque quanto maior a distância do vencimento, mais difícil e mais caro se torna o processo.
Se você automatiza o trabalho, fica mais fácil pôr em ação a tática e consequentemente reduzir o ciclo de cobrança.
4. Facilita o acompanhamento e monitoramento
Uma dor comum entre equipes de cobrança é a dificuldade de gerar históricos dos clientes para acompanhar as ações feitas e o desenvolver do processo. Sem dúvidas, isso pode pôr estratégias em risco, uma vez que esse cenário dificulta o avanço das táticas e, como consequência, recuperar os créditos.
Outro ponto que é latente em profissionais da área é a necessidade de monitorar resultados, sejam eles das ações realizadas ou das próprias equipes. Manualmente, essa tarefa é extremamente complexa e, portanto, há quem a coloque de lado.
- Leia também — Monitoria de qualidade de call center: como aplicar?
Ambas as situações podem ser solucionadas com a cobrança automatizada. Ao usar um sistema, você consegue ter informações sobre ações, estratégias, equipes, enfim, uma série de dados que vão fundamentar as decisões de gestores.
5. Aprimora o relacionamento e comunicação com o cliente
Você já leu ao longo deste artigo que a automação de tarefas é um aliado necessário para o envio de comunicados aos clientes. Não há dúvidas de que isso pode melhorar — e muito! — a relação com o seu cliente e até mesmo ajudá-lo a solucionar as dívidas.
Ao automatizar todas as etapas de relacionamento, você garante que o consumidor receba mensagens de lembretes, de cobrança amigável, de propostas de negociação, entre muitas outras.
O agendamento desses comunicados garante mais consistência à sua tática, fazendo com que mensalmente a sua empresa esteja presente no dia a dia do cliente, auxiliando a pessoa a manter as contas em dia.
6. Proporciona mais segurança de dados
Segurança de dados é uma pauta que deve ser de todas as empresas. No ano de 2023, golpes tipo phishing, lideraram as práticas digitais maliciosas, segundo reportagem do jornal O Globo.
No mesmo ano, houve um aumento entre 25% a 35% de golpes digitais, de acordo com a TI Inside.
Os dados ilustram a necessidade de empresas buscarem formas de cada vez mais proteger a exposição de dados de seus clientes e, se tratando de cobrança, é fundamental redobrar os cuidados.
A cobrança automatizada tem o benefício de ser feita em plataformas comprometidas com as Leis Gerais de Proteção de Dados Pessoais, o que é uma garantia e reforço do cuidado com as informações sensíveis dos devedores.
7. Reduz custos com integrações e ferramentas
Outro benefício que deve ser considerado é a redução de custos que a cobrança automatizada gera com a aquisição de ferramentas. Se você não conta com um CRM, é possível que precise investir em diversos sistemas para suprir as necessidades da empresa.
Agora, quando a sua equipe tem acesso a um bom sistema de cobrança, ela também usufrui de integrações com grandes sistemas do mercado. E claro, isso gera economia e até mesmo produtividade, pois elimina a necessidade de múltiplas telas abertas enquanto o trabalho acontece.
8. Diminui e previne a inadimplência de clientes
O aumento da inadimplência pode estar diretamente relacionado à desorganização dos seus contratos e das ações de cobrança. Quando as informações não estão organizadas ou o seu trabalho é totalmente manual, ficará difícil localizar os devedores e dar continuidade às ações.
A cobrança automatizada entra como uma forma de controlar melhor o que tem sido feito e quais os próximos passos, e também proporciona um monitoramento de todas as etapas, o que auxilia gestores a diminuírem e prevenirem a inadimplência.
9. Entender melhor os perfis dos consumidores
Ser analítico é uma característica que faz a diferença para qualquer gestor, afinal, são os dados que vão auxiliar a tomada de decisão.
E entre as informações que podem ser geradas com um sistema de cobrança automatizado está o entendimento dos perfis de consumidores.
Compreender as características dos seus devedores vai te ajudar a criar estratégias para grupos específicos, selecionar qual o melhor meio de pagamento e comunicação para essa segmentação e até mesmo compreender qual abordagem é a melhor para negociar e acionar esses consumidores.
Ter esses dados em mãos vai poupar muito retrabalho, tempo aos operadores e elevar o nível da sua estratégia.
Quais as desvantagens de não automatizar?
As vantagens são muitas de contar com um sistema de cobrança automatizado, agora, vale entender quais são as desvantagens de não trazer essa tecnologia para a rotina da empresa. São elas:
- Aumento da inadimplência entre clientes.
- Falta de controle financeiro.
- Insatisfação por parte da equipe.
- Processos internos antiquados e que não correspondem às necessidades da empresa.
- Mais chances de erros nos processos de cobrança.
- Rotinas complexas e burocráticas, que prejudicam a produtividade do time.
Em um mercado competitivo e cheio de mudanças, aderir à automatização da cobrança é indispensável para empresas que querem recuperar valores e melhorar os lucros. Portanto, vale usar a tecnologia a favor e implementar uma transformação em processos.
Como implantar a cobrança automatizada dentro da empresa?
Se você chegou até aqui já sabe que a cobrança automatizada é um método extremamente benéfico para credores e assessorias. E claro, quem busca escalar negócios jamais conseguirá fazer isso em planilhas ou em sistemas antiquados.
Portanto, o primeiro passo para aderir à automatização é realizando a contratação de um CRM de cobrança.
Após a contratação e etapa de implantação, você está pronto para agendar tarefas, organizar estratégias e aumentar os seus contatos com devedores — tudo isso sem a necessidade de mais contratação de pessoas para a equipe!
O sistema de cobrança Cobmais é um CRM e tem a estrutura necessária para que credores, assessorias e escritório jurídicos possam fazer o recebimento de dívidas.
Com ele, você pode:
- Fazer gestão completa da operação
- Ter o histórico de clientes centralizado em um único lugar
- Melhorar a distribuição de contratos para a sua equipe
- Automatizar processos
- Geração rápida de relatórios
- Despedir-se das planilhas
- E muito mais!
Você já conhece as vantagens da cobrança automatizada e as desvantagens do trabalho manual. Agora, chegou o momento de levar o Cobmais para as suas estratégias e contar com todos os benefícios de um sistema que é totalmente focado e desenvolvido para o recebimento de dívidas.
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