Mais de 51% das escolas particulares sofrem com o atraso nas mensalidades, de acordo com uma pesquisa da empresa Meira Fernandes. Junto com a inadimplência anual, esses são os dois motivos que mais impactam o caixa e a rotina de gestão escolar.
A cobrança de mensalidades escolares atrasadas não é uma tarefa simples, pelo contrário, é bastante delicada, pois lida com uma série de aspectos, como legislação, direitos e até mesmo questões familiares do estudante. Esse tipo de trabalho exige mais sensibilidade por parte de quem vai receber as dívidas, assim como uma estratégia amigável e que deseja ajudar. Continue a leitura deste artigo e saiba mais!
Principais motivos para a inadimplência escolar
Para iniciar este assunto, quando falamos em cobrança escolar é importantíssimo compreender os motivos pelos quais o aluno se tornou inadimplente. É sempre válido lembrar que proporcionar um estudo de qualidade aos filhos é o sonho de muitas famílias, e que ficar em débito com a escola não significa que são naturalmente “caloteiros”, e sim que há motivos mais sérios por trás.
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Ao analisarmos o cenário econômico do país, existem alguns principais motivos pelos quais consumidores se tornam inadimplentes. De acordo com levantamento da Confederação Nacional de Dirigentes Lojistas (CNDL), são eles:
- 18% dos brasileiros se tornam inadimplentes por diminuição de renda.
- 17% por imprevistos, como problemas de saúde, morte, manutenção da casa ou do carro.
- 14% por perda de emprego ou familiares que ficaram desempregados.
- 13% por alta dos preços.
- E 12% é falta de controle financeiro.
A pesquisa ainda mostra que 86% dos entrevistados, se quitassem todas as dívidas atrasadas, prejudicariam contas básicas, como água, luz, telefone, alimentos e aluguel. O levantamento explica que um quarto das pessoas têm inadimplências que correspondem de 25% a metade da renda mensal.
Diante dos dados, vale investigar junto aos responsáveis quais os motivos e posicionar-se de forma solícita e empática.
O que diz a legislação?
A equipe responsável pelo recebimento de dívidas da instituição deve saber que há leis em relação à cobrança de mensalidades escolares atrasadas e que têm o objetivo de não prejudicar a educação do estudante, assim como possibilitar à mantenedora tomar devidas providências. Confira, abaixo, os principais pontos.
Suspenção de provas escolares e retenção de documentos não são permitidos
A lei nº 9.870 prevê que “são proibidas a suspensão de provas escolares, a retenção de documentos escolares ou a aplicação de quaisquer outras penalidades pedagógicas por motivo de inadimplemento, sujeitando-se o contratante, no que couber, às sanções legais e administrativas […] caso a inadimplência perdure por mais de noventa dias”.
Dessa forma, a instituição de ensino deve continuar a manter o compromisso com a educação do aluno, sem o constranger ou gerar exclusão da vida acadêmica/escolar.
O desligamento só deve acontecer ao final do ano letivo
A legislação ainda assegura que o desligamento do aluno por inadimplência só poderá acontecer ao final do ano letivo e, no caso de ensino superior, ao final do semestre letivo se a instituição adotar o regime didático semestral.
A escola não é obrigada a renovar a matrícula
O artigo cinco da lei 9870 dá o direito à mantenedora de não aceitar a rematrícula para o próximo ano letivo em caso de inadimplência.
A cobrança pode ser feita a partir de 90 dias
Após 90 dias de inadimplência, a instituição de ensino pode começar ações de cobrança de mensalidade escolar atrasada, conforme estipulado em acordo com o cliente.
Os responsáveis ou alunos não devem ser submetidos a constrangimento
Por fim, é importante não se esquecer do Código de Defesa ao Consumidor! Essa legislação também assegura alguns direitos ao inadimplente, como o artigo 42, que impõe:
“Na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça. “
Como fazer cobrança de mensalidade escolar?
Após conhecer a legislação, será mais fácil estruturar o ciclo de cobrança, sempre respeitando os aspectos legais e proporcionando um tratamento de igualdade ao aluno inadimplente. Veja a seguir as nossas dicas.
Crie uma régua de cobrança
A régua de cobrança é uma ferramenta fundamental para o sucesso do recebimento de dívidas. A tática é focada em estruturar todas as ações e comunicados que serão utilizados com os clientes inadimplentes.
Considerando as leis e os direitos da mantenedora, é crucial desenvolver uma régua, para que a cobrança não se torne uma bola de neve. Abaixo, indicamos um vídeo do canal Cobmais que vai te ajudar com dicas necessárias para a sua tática. Confira!
Defina estratégias para cada faixa de atraso
Na hora de criar a sua régua de cobrança, é importante pensar em táticas para cada faixa de atraso. Comece por incluir ações preventivas, que podem ser envio de e-mails ou WhatsApp aos responsáveis, com o objetivo de relembrá-los que a data de vencimento se aproxima.
Após isso, é necessário adicionar outras faixas de atraso amigáveis, que estimulem o responsável a efetuar o pagamento. Portanto, a sua cobrança deve ter início, meio e fim.
Selecione canais de comunicação
A definição dos canais que serão utilizados é algo importante para uma estratégia de cobrança, pois eles podem influenciar bastante no sucesso da tática.
Nesse caso, vale conhecer os responsáveis e compreender qual o melhor formato para eles. Há muitas possibilidades de ferramentas, como e-mail, SMS, WhatsApp, portal de autonegociação, entre outros. Busque entender o que faz sentido para o seu público.
E a cobrança judicial de mensalidade escolar?
Segundo artigo publicado no JusBrasil e escrito pelo advogado e mestre em Direito Empresarial, Yuri Jackson, a mantenedora pode buscar formas judiciais de resolver a situação. O prazo para a cobrança judicial é de cinco anos após a data de vencimento das dívidas que tenham origem em contrato.
Para cada mensalidade vencida, você pode contar cinco anos — isso é o que a lei chama de prescrição da dívida.
Em casos de dívidas que ultrapassam os cinco anos, a mantenedora deve saber que ainda tem o direito de as cobrar, mas não judicialmente. Em último caso, Yuri explica que deve ser procurado um escritório de advocacia especializado.
Como negociar cobrança de mensalidade escolar?
Por ser um trabalho delicado, ter boas técnicas de cobrança torna-se crucial. Como já comentamos, a sensibilidade e empatia também são fatores que fazem a diferença. Veja abaixo dicas para aplicar.
Compreenda a situação do responsável
Após conseguir acionar os responsáveis, vale conversar para compreender qual o motivo da inadimplência. Nos tópicos anteriores mostramos que a situação econômica do país contribui para que existam diferentes fatores que levam consumidores a não cumprirem os compromissos financeiros.
Diante dos problemas dos responsáveis, seja amigável e acolhedor, coloque-se à disposição para ajudar e procure por soluções que possam, de fato, fazer a diferença e ajude ambas as partes.
Ofereça alternativas de pagamento
Muitas pessoas tornam-se inadimplentes e isso não faz delas caloteiras, e sim consumidores que por algum motivo não conseguiram honrar a dívida. Nesse caso, é provável que o responsável demonstre interesse de pagar a inadimplência.
Vale oferecer diferentes formas de parcelamento, até mesmo aumentar o número de parcelas se necessário. Descontos também podem ser uma alternativa para melhorar o recebimento.
Mantenha um diálogo aberto e transparente
A negociação de dívidas sempre deve acontecer a partir da transparência de ambas as partes. Se você deseja que o responsável se abra sobre o problema, é importante também mostrar o lado da mantenedora.
Instituições de ensino têm custos, como salários de funcionários, segurança da escola, manutenção, contas, compra de materiais etc. Quando a saúde financeira não está boa, isso impactará na educação de todos os estudantes que frequentam esse ambiente.
Mostrar esse lado também é importante para conscientizar o cliente, sobretudo devedores que estão inadimplentes por descontrole financeiro, ou seja, pessoas que fizeram mais contas do que realmente conseguem pagar.
Nesse momento, vale ser claro sobre as medidas que a mantenedora pode adotar caso o débito não seja quitado. Aliás, isso deve ficar evidente a todo momento.
Formalize o acordo do pagamento
Após a negociação, é fundamental formalizar o acordo. Isso será importante para ambos os lados, pois servirá como um compromisso e documentação da situação.
Para isso, faça um contrato em que todas as condições da negociação vão estar registradas com muita clareza. É essencial que o inadimplente assine esse documento, pois isso provará que a pessoa está ciente e se disponibilizou a cumprir o combinado.
Cobmais na cobrança escolar
A cobrança de mensalidade escolar atrasada pode ser mais simples com o Cobmais, um sistema de cobrança feito para diferentes segmentos de mercado e tamanhos de equipe.
No Cobmais, você encontra funcionalidades que podem ser automatizadas, o que economiza tempo, melhora a produtividade da equipe e reduz a necessidade de aumentar o time.
Abaixo, você confere algumas das ferramentas do Cobmais que podem ser úteis para a cobrança escolar.
Disparo de SMS, WhatsApp e e-mail
Comentamos ao longo do artigo que os comunicados são essenciais para o sucesso da estratégia de cobrança. No Cobmais, a sua equipe consegue ter acesso a integrações com plataformas de disparo de SMS e e-mail, assim como com o WhatsApp.
Aliás, por esses canais é possível até mesmo enviar a carta de cobrança de mensalidade escolar atrasada!
Além disso, é possível agendar todas as comunicações para que aconteçam automaticamente. Dessa forma, você consegue planejar ações de lembretes de cobrança, acompanhamento e muito mais!
Régua de cobrança
Que a régua de cobrança é uma tática crucial você já sabe, e no Cobmais é possível construir a sua de forma dinâmica, rápida e intuitiva. Nossa régua conta com recursos visuais, e para criar a sua basta clicar para selecionar as opções desejadas.
É possível agendar todas as ações para que aconteçam automatizadas, tornando o processo de cobrança mais organizado, com menos erros e com mais chances de recuperação de dívidas.
Histórico do cliente
Outra funcionalidade importante para a gestão de cobrança é o registro do histórico do cliente. Esse é um jeito de anotar tudo o que foi feito para o recebimento da dívida e, assim, toda vez que houver a necessidade de fazer uma ação fica mais fácil saber “em que pé está”.
Neste conteúdo você aprendeu como fazer cobrança de mensalidades escolares atrasadas, quais as legislações que precisam ser seguidas e quais as melhores dicas para uma boa negociação.
Agora, você pode dar um passo em seus processos de cobrança e conhecer o sistema Cobmais — e todas as funcionalidades disponíveis, além das já citadas. Clique agora no banner abaixo e solicite uma demonstração.
