Saber como organizar um setor de cobrança para o início de um novo ano de trabalho é uma habilidade fundamental para gestores de empresas. Para este momento é necessário ter olhar analítico e tático para preparar as estratégias que vão ser aplicadas nessa nova etapa e, claro, fazer a diferença em 2025!
Neste artigo vamos te ajudar com dicas de planejamento e pontos importantes que devem ser considerados na rotina de cobrança. Boa leitura!
Importância do planejamento do setor de cobrança para 2025
O planejamento, seja do trimestre, do semestre ou anual, é crucial para que empresas possam visualizar aonde querem chegar e o que precisam fazer para isso. É o momento em que gestores e equipe traçam metas e objetivos, assim como decidem quais ações devem ser feitas para atingir os resultados esperados.
Como se costuma dizer, se você não sabe para onde ir, qualquer caminho serve. A frase é bastante válida para o mundo empresarial e, de fato, se o seu setor não estabelece um norte para 2025, como gestores e equipe saberão qual direção devem percorrer?
O planejamento é uma forma de olhar para o futuro e construir, degrau por degrau, a subida para o sucesso de um time. É o momento de compreender quais erros foram cometidos em 2023, o que pode ser melhorado e quais os recursos para isso.
Também é um meio de medir o desenvolvimento da equipe de cobrança. Se o departamento tem metas, é possível registrar o percentual de crescimento de uma ação e compreender se o time está avançando ou retrocedendo, por exemplo.
Como organizar o setor de cobrança para 2025?
Se você está na etapa de planejamento e quer uma lista para guiá-lo durante o processo, confira abaixo as nossas dicas de como organizar o setor de cobrança para o próximo ano.
Analise as estratégias utilizadas em 2024 (e os erros e acertos)
Antes de traçar metas e objetivos, é importante começar do zero e fazer uma retrospectiva de 2024. Quais foram os principais desafios do time de cobrança? Quais foram os pontos que surpreenderam positivamente a equipe? Erros, acertos e aprendizados?
Essas são algumas perguntas para iniciar a análise de 2024. Uma forma de coletar as informações necessárias é organizar uma reunião de departamento para que cada um conte as percepções do ano. Também vale que os colaboradores façam um relatório compartilhando essas ideias, assim, o gestor pode ordenar tudo e ter um panorama sob o olhar da equipe.
Em relação às estratégias que surtiram bons resultados, líderes podem estudar a possibilidade de replicá-las em 2025. Mas atenção: essa ação deve ser acompanhada mensalmente, para garantir que faz sentido para o cenário do próximo ano.
Desenvolva campanhas motivacionais e de retenção de talentos
As campanhas motivacionais e de retenção de talentos também devem estar no planejamento de gestores. Esses dois itens juntos são essenciais para a construção de uma boa cultura organizacional e incentivar os colaboradores diante das dificuldades.
Trabalhar com cobrança pode ser bastante estressante, pois além de lidar com o público é necessário atingir metas e muitas vezes atuar em um ambiente de muita pressão. Diante disso, é necessário que líderes tenham empatia e entendam que um time é feito de pessoas, e pessoas precisam de apoio.
É importante fazer com que eles se sintam pertencentes ao progresso do negócio e que, acima de tudo, sejam reconhecidos pelos seus esforços.
Por isso, durante o planejamento, reveja se as ações de engajamento foram eficazes. Se sim, elas podem ser replicadas ou otimizadas. Caso não, é importante abrir espaço para ouvir colaboradores e estudar novas opções.
Desenvolva metas e objetivos para 2025
Depois de analisar os tópicos anteriores, chegou a hora de pôr a mão na massa e desenvolver metas e objetivos. Com os números adquiridos no estudo de 2024, você terá insumos suficientes para pensar onde quer chegar.
Um meio para construir essa etapa é por meio de OKR, sigla para Objectives and Key Results (em português, Objetivos e resultados-chave). Para que você conheça mais do assunto e como aplicar, separamos um vídeo do canal André Arcas.
Invista em tecnologia para cobrança
Para ter mais sucesso com suas estratégias, melhorar a produtividade do time e criar uma verdadeira revolução no método de trabalho da sua equipe é importantíssimo ter um sistema de cobrança inteligente a seu favor.
Esse é um investimento fundamental para negócios que querem escalar, aumentar a operação, reduzir custos e diminuir a inadimplência.
O trabalho com planilhas pode fazer sentido para pequenos negócios, mas se a sua carteira tem grande volume e a sua equipe perde horas apenas gerenciando planilhas, é importante mudar isso.
Temos um vídeo explicando as principais diferenças entre cobrança manual e automática. Vale assistir!
Caso a sua empresa já possua um software de cobrança, esta é a hora de verificar se ele segue fazendo sentido para as necessidades do negócio. Para te ajudar, considera os seguintes aspectos:
- O sistema está defasado.
- Falta de suporte técnico.
- Não está alinhado às necessidades da equipe.
- Não está compatível com legislações.
- Falhas de segurança.
- Alto custo para manter a estrutura do sistema.
- Precisa acionamento do suporte constantemente.
Crie novas estratégias para recuperação de dívidas
Diante da análise de 2024 é possível compreender quais foram as estratégias que trouxeram mais resultado e as que não foram um sucesso. Outra informação que pode ajudar no desenvolvimento de táticas é entender as sazonalidades e históricos do ano, pois isso permite que a equipe se prepare com antecedência em 2025.
Uma dica valiosa é experimentar o método champion challenger , que nada mais é do que um modelo de testes. Em nosso blog, temos um artigo completo sobre o assunto e você pode aprender a implementar essa tática.
Vale tirar um momento para estudar, discutir estratégias, repensar processos e ter um “plano de emergência” para cenários mais complexos.
Um ponto que você deve considerar é que com a ajuda da tecnologia é mais fácil e dinâmico a criação de novas estratégias. Isso porque um sistema de cobrança oferece uma gama de funcionalidades e integrações automáticas que vão tornar a sua tática mais possível e organizada.
Planeje um calendário de treinamentos
Um dos pontos que você deve saber sobre como organizar um setor de cobrança são os treinamentos da equipe.
Um time de sucesso é aquele que tem as habilidades e conhecimentos necessários para tomar decisões e fazer “a magia acontecer”. Para isso, o gestor e a empresa devem oferecer incentivos para aprendizado contínuo.
E como selecionar os treinamentos? É simples!
Comece por analisar o ano anterior e entenda quais foram os novos desafios, tarefas, estratégias e habilidades mais requisitadas. Por exemplo, se houve mudanças em cargos ou se um novo método de trabalho foi implementado, é necessário investir em conhecimento.
Busque entender quais foram os principais desafios e dores do seu time ao longo do ano, pois isso pode ser um forte indicativo de que é necessário treinamento.
Estabeleça processos de avaliação de risco
A sua empresa tem processo de análise de risco? Essa medida preventiva tem um papel importante no controle da inadimplência e deve fazer parte do planejamento do ano.
Ainda na etapa de venda, é necessário que tenha a política de concessão de crédito. Se esse documento não existe, esse é o momento de planejá-lo!
Além da política de crédito, vale estruturar avaliações de risco e score.
Implante métodos de avaliação e aprendizado contínuo
Outra dica sobre como organizar um setor de cobrança é a inserção de projetos de avaliação e aprendizado contínuo dos colaboradores. O objetivo não é prejudicar os funcionários por algum erro cometido ou meta que não foi batida, e sim ajudar o desenvolvimento pessoal.
Por isso, a avaliação deve entrar no planejamento do ano, para que a evolução do colaborador seja registrada e ajude o profissional a compreender o quanto ele cresceu dentro do período.
Já o incentivo ao aprendizado contínuo deve acontecer por meio de ações que instiguem a equipe a buscar conhecimento, o que refletirá no sucesso dos resultados. A empresa pode oferecer ajuda de custo para cursos, pós-graduações e eventos relacionados à cobrança.
Realoque os recursos disponíveis
Durante o planejamento para 2025, é fundamental avaliar a necessidade de realocar recursos, sejam financeiros ou humanos. Com metas e objetivos bem definidos, torna-se mais fácil identificar quem pode se responsabilizar por cada tarefa e quais investimentos o departamento precisa para alcançar resultados eficientes.
Organizar um setor de cobrança requer um olhar analítico para redistribuir recursos sem sobrecarregar a equipe ou designar tarefas incompatíveis com as habilidades dos colaboradores.
Padronize os relatórios que serão utilizados durante o ano
Os relatórios são ferramentas importantes para documentar todo o trabalho feito. O ideal é que eles sejam feitos periodicamente, de acordo com a necessidade. Por exemplo, mensalmente, trimestralmente etc. Dessa forma, todas as ações e acontecimentos ficam registrados, tanto para apresentar à diretoria como para consultar quando necessário.
Aproveite o início do ano para listar quais são os relatórios necessários e as informações que não podem faltar, assim como desenvolver o modelo do documento.
Se já utilizar um sistema de cobrança, é possível analisar relatório e fazer comparativos com muito mais facilidade.
No Cobmais, por exemplo, há diversos relatórios disponíveis para guiar com mais informações a tomada de decisão.
Adote práticas de proteção de dados
Nunca se falou tanto da proteção de dados digitais como nos últimos tempos. Em um mundo cada vez mais digitalizado, essa pauta se tornou indispensável para a segurança da população.
Na cobrança esse é um tópico que deve preocupar gestores, afinal, lidamos com dados sensíveis, como CPF, endereço e muitos outros.
Revise periodicamente as políticas de segurança de dados da empresa, com o intuito de verificar se está tudo conforme a legislação e se há necessidade de implementar melhorias.
Vale lembrar que as diretrizes da Autoridade Nacional de Proteção de Dados para o biênio de 2024-2025 preveem fiscalizações para o primeiro semestre de 2025, com o objetivo de verificar se setores chave estão adequados às normas da Lei Geral de Dados Pessoais.
De acordo com a Resolução CD/ANPD nº 10 de 2023, setores chave são “o público, plataformas digitais, financeiro e telecomunicações.”
Implemente a cobrança omnichannel
O omnichannel significa estar presente em todos os canais. Na cobrança, o conceito se refere ao recebimento de dívidas no meio online e offline.
Ou seja, ao invés de empresas utilizarem um único meio de atendimento, passam a investir em outros com o objetivo de se comunicar melhor com o consumidor e facilitar a interação e negociação de dívidas.
O público cada vez mais está nos meios digitais, como WhatsApp, e-mail ou realizando ações em sites. Por isso, disponibilizar esses canais e contar com um portal de autonegociação é indispensável para melhorar as oportunidades.
É claro que antes de contratar todos esses meios é necessário conhecer bem quem são os seus consumidores e quais as preferências deles.
Importante também ter um sistema de cobrança para controlar e fazer a gestão dessa comunicação com os clientes.
Pelo Cobmais é possível criar uma régua de relacionamento, além de visualizar o histórico de cobrança, o que facilita muito para um contato mais assertivo com o cliente.
Revise a política de cobrança
Ao longo de 2024 é provável que você tenha notado momentos em que estratégias precisaram ser revisadas ou um novo canal de atendimento chegou para trazer mais possibilidades para as táticas.
Situações podem acontecer durante o período, e por isso é importante revisar toda a política de cobrança. A saúde financeira do negócio, o mercado, enfim, muitas variáveis podem contribuir para que seja necessário a alteração.
Assista o vídeo abaixo e confira dicas para melhorar o seu documento.
Por último, não deixe de se informar sobre as tendências e projeções de mercado para 2025. Ficar por dentro das previsões é uma opção para melhorar o planejamento do seu time pautada em dados.
Saber como organizar um setor de cobrança é fundamental neste momento, e você verá que os benefícios para o trabalho em equipe vão fazer com que todo o esforço valha a pena!
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