CRM de cobrança: conheça os benefícios para gestão

Para a sua empresa, cobrar clientes inadimplentes é um desafio? Sente que o processo precisa ser melhor e mais eficiente? Se a resposta for sim para todas as perguntas, chegou o momento de considerar a contratação de um CRM de cobrança, ferramenta essencial para a saúde financeira do negócio.

Os benefícios do sistema de cobrança são diversos, entre eles, reduzir o número de consumidores com dívida, agilizar processos e melhorar a relação da empresa com o cliente. Quer saber mais? Continue a leitura deste artigo e confira todas as vantagens!

O que é CRM de cobrança?

CRM é a sigla para o termo em inglês Customer Relationship Management e pode ser traduzido como gestão de relacionamento com o cliente. Na cobrança, o conceito é relacionado a um sistema que abrange informações sobre consumidores e ações que fazem parte da rotina de trabalho, conecta toda a equipe a um único banco de dados etc.

O sistema tem o propósito de automatizar, gerenciar e melhorar a produtividade dos processos de cobrança, de forma prática e segura. Isso significa que os dados dos seus clientes ficam armazenados adequadamente para que o trabalho possa ser feito de um jeito ágil e com maior controle.

O software pode agregar a credores, call centers, escritórios de cobrança judicial ou extrajudicial e serviços terceirizados.

Como funciona um CRM?

Uma dúvida bastante comum em relação ao funcionamento do CRM é se há necessidade de ter uma equipe por trás. A resposta é sim! Apesar de automatizar as tarefas, é necessário contar com um time para pensar nas estratégias, acompanhar as ações feitas, verificar dados, agendar atividades etc.

O CRM funciona como um aliado da produtividade, mas não da substituição de pessoas! Lembre-se que a tecnologia é ótima em aliviar o trabalho manual, mas ela por si só não consegue desenvolver estratégias, contextualizar informações ou ter uma visão analítica dos dados.

Dito isso, gestores devem saber que para o CRM trabalhar bem é necessário ter a base de clientes organizada. Assim, esses contatos podem ser inseridos de forma automática no sistema de cobrança, sem necessitar de muitas ações manuais.

Depois dessa etapa, o CRM pode começar a trabalhar! Não se esqueça que para o bom funcionamento do sistema é importante que todos os dados de clientes e tarefas agendadas estejam corretos. Isso porque se o software não encontrar alguma informação sobre o consumidor, ele pode não conseguir acionar um telefonema, por exemplo.

Se tudo isso já está feito, agora sim, é hora de rodar o CRM! Após isso, vale criar uma rotina de acompanhamento das ações e dos resultados. Gestores também devem estar por dentro das estratégias e precisam buscar formas de aprimorá-las, de acordo com o desempenho da equipe.

Qual a diferença entre um CRM e ERP?

Se você chegou até aqui pode ter a sensação de que o CRM de cobrança se assemelha a um ERP. Porém, saiba que são ferramentas diferentes e utilizadas com fins distintos! Enquanto a primeira tem um objetivo específico (neste caso, fazer a gestão da cobrança), a segunda é “mais geral”.

O CRM é utilizado principalmente com o foco em relacionamento. Ou seja, é nele que você vai agendar disparo de SMS, WhatsApp, régua de cobrança, telefonemas etc. A ferramenta é crucial para que a empresa faça a cobrança de forma amigável e, ainda, melhorando a comunicação com o consumidor.

Já o ERP é a plataforma responsável por organizar todos os processos da empresa e levar a diferentes departamentos a mesma informação, evitando ruídos de comunicação entre a equipe e mantendo todos por dentro do que acontece.

Qual a importância de investir em um CRM de cobrança?

O CRM de cobrança é uma ferramenta que ocupa um papel fundamental dentro de um setor de cobrança ou assessoria. Podemos dizer que é como o coração da operação, uma vez que é essa plataforma em que as principais atividades serão feitas, como o contato com o cliente, relatórios, registros e muito mais.

Empresas com carteira de inadimplentes pouco expressiva até podem conseguir trabalhar bem sem um CRM, mas à medida que o seu negócio cresce, o número de dívidas se torna alto e os valores são consideráveis, é indispensável contar com essa ferramenta.

O sistema de cobrança é necessário para empresas terem mais controle das ações feitas, do andamento das inadimplências e negociações, ter um histórico completo de tudo que é realizado e, ainda, conseguir melhorar a recuperação de valores.

Quais os benefícios do CRM de cobrança?

Você já sabe o que é o CRM, como funciona e o porquê de ele ser tão importante para um negócio. Agora, confira os principais benefícios desta ferramenta.

1. Automatização de processos

A automação é um dos bônus de contar com um software para empresas de cobrança. Não há dúvidas de que essa tecnologia é indispensável para qualquer mercado atualmente, inclusive quando o assunto é contabilidade.

As tarefas que, de forma tradicional, eram feitas manualmente, podem ser otimizadas por meio da automação. Isso garante ao seu time de cobranças mais produtividade e economia de tempo para focar em processos complexos e que requerem a atenção humana.

2. Redução do número de clientes inadimplentes

Se a sua empresa tem um número considerável de consumidores inadimplentes, notará que métodos de gestão manuais e tradicionais — como planilhas — podem não ser o suficiente para organizar todas as informações. Diante disso, muitos dados cruciais podem ficar perdidos e, consequentemente, o controle das cobranças menos eficiente.

Toda essa situação significa prejuízo para a empresa e, sem dúvidas, ninguém quer isso. O software de cobrança auxilia a reunir as informações em um único lugar, disponibilizando recursos para os seus colaboradores negociarem adequadamente com o consumidor e, dessa forma, fechar acordos melhores e que diminuam a inadimplência.

3. Melhora na comunicação

Muitas vezes, uma boa comunicação é o suficiente para resolver situações com clientes. Há diversos motivos que podem levar o consumidor a não pagar uma parcela em dia, por exemplo, esquecimento ou, até mesmo, momentos financeiros difíceis.

O CRM de cobrança é um grande aliado em melhorar a comunicação com o cliente, já que existe a opção de enviar SMS, notificações no WhatsApp ou e-mails. Esses pequenos lembretes podem fazer toda a diferença na relação!

4. Informações reunidas em um único lugar

Se você já conta com uma equipe de cobrança, sabe que ter acesso às informações de forma fácil é importante. Isso porque imprevistos acontecem e, por vezes, é necessário passar um cliente para o atendimento de outro operador.

Dessa forma, as ferramentas de cobrança entram como aliadas para reunir dados e permitir que o trabalho seja feito por qualquer colaborador. Além disso, o supervisor do time também pode acessar o banco de dados para analisar informações, tirar dúvidas ou se inteirar da situação.

5. Mensuração de dados por meio de relatórios

Um departamento de cobranças necessita de controle das ações feitas, seja para mensurar a produtividade de funcionários ou para analisar com mais detalhes outras informações que são consideradas importantes.

O supervisor pode, em tempo real, monitorar o trabalho que está sendo realizado, como também gerar relatórios para levantamentos de dados ou, até mesmo, traçar estratégias. Qualquer que seja o uso, essa ferramenta faz diferença.

6.  Integração com outras funcionalidades

Ter tudo o que você precisa em um único sistema é indispensável, afinal, atualmente, empresas contam com muitas ferramentas que tornam o trabalho prático e seguro. Uma das grandes vantagens do sistema de gestão de cobranças é poder ter acesso a diversas integrações.

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O melhor software de cobrança vai permitir integração com discadores, softwares de mercado (ERPs), plataformas de localização cadastral, envio de SMS e e-mails, gateways de pagamento, gestão de contratos e assinatura eletrônica, birôs de negativação e muito mais!

7.  Opções de pagamento para consumidores

Oferecer ao seu cliente um serviço personalizado e que esteja de acordo com as necessidades dele é essencial para fechar acordos. Isso vale para tudo, inclusive em relação a pagamento de dívidas.

Por exemplo, nem sempre o parcelamento de dívida vai ser a alternativa ideal para o consumidor, mas às vezes o boleto pode ser extremamente útil. Entender a melhor forma de pagamento para o cliente é fundamental para eliminar a inadimplência.

Com o software para recuperação de crédito e cobrança é possível disponibilizar diferentes opções de pagamento para o consumidor, dando a ele autonomia para escolher o que faz mais sentido, dentro da realidade da pessoa.

8. Fazer ações em massa

Com o CRM de cobrança, você pode organizar os devedores em grupos para aplicar ações em massa por meio da régua de cobrança. Por exemplo, imagine que existe algumas pessoas para quem a sua empresa deseja enviar um lembrete de vencimento da fatura.

Ao invés de enviar um e-mail e SMS (ou outro meio de contato) manualmente para cada indivíduo, você pode deixar programado no sistema o dia, horário e a mensagem que quer encaminhar para esse grupo.

Assim, é possível economizar tempo e diminuir o trabalho que seria feito manualmente e de forma individual.

 9. Controle de pagamentos recebidos

Outra informação fundamental é o controle dos pagamentos recebidos. Essa função é importantíssima, até mesmo para evitar que o cliente receba um número injusto e excessivo de cobranças — vale lembrar que o Código de Defesa do Consumidor, no artigo 42, decreta que não é permitida a cobrança abusiva.

O CRM de cobrança notifica o usuário sempre que houver pagamentos e, ainda, deixa essa informação disponível no histórico do cliente.

10. Economia de tempo

Tempo é dinheiro, você já deve ter ouvido esse ditado. Na cobrança, esse dizer é uma verdade: quanto mais produtiva a rotina, mais clientes são acessados e a sua empresa tem mais chances de receber dívidas.

Acontece que em métodos tradicionais de cobrança a equipe perde um bom tempo, seja mexendo em planilhas, organizando dados ou dividindo contatos entre os operadores. Sem dúvidas, esse cenário não tem mais espaço no mercado atual.

Com o CRM de cobrança, é possível riscar da lista as tarefas repetitivas e mecânicas para transferi-las para a automação. É uma forma de gerenciar melhor o tempo de todo o time.

11. Melhora a eficiência da operação

Com os tópicos anteriores, você já entendeu que os métodos tradicionais prejudicam bastante a operação. Seja pela ausência de dados, gasto de tempo, dificuldade em se comunicar dentro da equipe, entre outros.

Ao reunir todos esses pontos, você notará que trabalhar assim é sinônimo de prejuízo. O CRM de cobrança vem para melhorar a eficiência da operação e reparar diversos problemas do dia a dia da equipe.

Como saber se é o momento certo para investir?

Ao longo do texto citamos uma série de cenários que podem ser solucionados com o CRM de cobrança. Talvez você tenha se identificado com um ou mais e, se sim, isso já aponta que há um gargalo na sua operação que precisa ser resolvido. Abaixo, confira uma lista de alertas que mostram que chegou o momento de investir em um sistema:

• Dificuldade em receber pagamentos;
• Necessidade de gerenciamento financeiro;
• Operação de cobrança insuficiente.

Chegamos ao fim deste conteúdo e, agora, você já sabe quais os benefícios de adquirir um software de cobrança para empresas e assessorias de cobrança. Lembre-se que, além dessas vantagens, é importante consultar os diferenciais do sistema para encontrar aquele que atende as suas demandas.

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