Negativar clientes é uma das etapas mais delicadas da cobrança, isso porque pode pôr em risco a relação entre empresa e consumidor, além de trazer prejuízos para a vida pessoal do inadimplente. Em geral, esse processo é indicado como uma das últimas alternativas e, portanto, deve ser feito cuidadosamente.
Para nos aprofundarmos no assunto, preparamos este artigo para entender melhor sobre negativação de clientes, qual o prazo máximo e como fazer isso de forma rápida e automatizada. Continue a leitura e saiba mais!
O que é a negativação de clientes?
Conforme explicamos, a negativação de clientes deve acontecer como uma das últimas alternativas no ciclo de cobrança. Quando a abordagem amigável não traz o retorno desejado, credores podem optar pela inserção do nome do consumidor nas ferramentas de proteção de crédito, ou birôs. Com essa ação, a pessoa sofrerá algumas consequências, como a dificuldade em ter acesso a créditos e aquisição de empréstimos.
Após a notificação da negativação, o cliente tem o prazo de sete dias para solucionar a inadimplência. Caso contrário, ficará com o nome sujo.
Negativação e protesto é a mesma coisa?
Não! Apesar de serem conceitos que muitas vezes são confundidos, eles não representam a mesma coisa. O protesto é feito em cartório e basicamente é um registro da dívida, seja ela de pessoa física ou jurídica. Com essa ação, o valor em aberto se torna público e cadastrado com formalidade.
A negativação, por sua vez, é feita nos birôs de crédito por meio de um formulário de solicitação. Se aprovado, o credor deve pagar por essa negativação.
Qual o período para negativar um cliente?
Segundo a Associação Comercial de São Paulo, o Código de Defesa do Consumidor não estabelece prazo mínimo para o credor incluir o nome do cliente nas ferramentas de proteção de crédito. A partir do primeiro dia de inadimplência já é possível fazer isso.
Entretanto, empresas devem considerar o relacionamento com o consumidor, afinal, é importante manter na sua carteira de clientes essa pessoa. Quando um negócio opta por negativar rapidamente, é provável que isso também ponha em risco a parceria.
Portanto, essa prática de negativar o cliente de forma imediata não é recomendada. O ideal é esgotar todas as possibilidades de cobrança amigável e, em último caso, quando a negociação não avança, aí sim, vale partir para essa etapa.
Tente a cobrança extrajudicial em um perídio de 30 a 45 dias. Além de ser uma fatia de tempo adequada para que o consumidor se organize com as contas, também é uma forma de ser compreensível. Lembre-se: a sua empresa não sabe ao certo o que levou a pessoa a se tornar inadimplente. Talvez ela tenha perdido o trabalho ou está passado por um imprevisto, então vale entender o que está acontecendo!
Como negativar um cliente?
Você já sabe que a negativação deve acontecer de forma estratégica, sem que isso atrapalhe a relação com o consumidor. Por isso, separamos algumas dicas de boas práticas para ajudar a sua operação.
1. Tenha documentos que provem a dívida
O primeiro passo é ter em mãos os documentos certos. Isso porque você precisará desses elementos para provar a dívida e enviar a solicitação no seu birô de crédito. Para a negativação é possível utilizar:
- Letras de câmbio;
- Títulos protestados em cartório ou não;
- Notas promissórias;
- Notas fiscais;
- Duplicatas;
- Dívidas que ainda não completaram cinco anos;
- Mensalidades escolares;
- Aluguéis;
- Taxas de condomínio;
- Boletos bancários;
- Contratos;
- Cheques sem fundo.
2. Colete informações sobre o cliente
Além de ter documentos formais que comprovem a dívida, é necessário ter alguns outros dados sobre o consumidor. Portanto, confira se atualmente o seu sistema tem o CPF, RG. endereço, nome completo, meios de contato (e-mail e telefone) valores, data de vencimento e de compra etc.
Sempre cadastre a negativação com os documentos que demonstrem a inadimplência. Isso servirá de proteção caso o cliente queira acionar a justiça por cobrança indevida.
3. Automatize o trabalho com um sistema de cobrança
Após organizar as provas da existência da dívida e os documentos do devedor, chegou o momento de pôr a mão na massa. Se a sua carteira é pequena, ações manuais podem ser o suficiente para negativar clientes.
Para carteiras numerosas, o ideal é fazer a estratégia de forma automatizada, pois será muito mais rápido, organizado e possível. Entretanto, esse tipo de trabalho só pode ser feito com o investimento de um sistema de cobrança automatizado, como o Cobmais.
O Cobmais é um sistema desenvolvido para fazer cobranças com o apoio da automatização, o que melhora a produtividade da equipe e elimina burocracias que atrapalhe o fluxo de trabalho da equipe.
O software permite a criação de lotes de clientes com o mesmo perfil, ou seja, o agrupamento de devedores com características semelhantes, como aqueles que têm atraso maior do que 50 dias, por exemplo. Após isso, de uma única vez, você consegue fazer disparo de cobranças via SMS, WhatsApp, e-mail etc.
Personalização por tipo de parcelas
O Cobmais permite outras personalizações, como em relação ao tipo de parcelas. Elas podem ser:
- Originais: que não estão envolvidas em acordos.
- Novas: que foram negociadas e geraram um acordo no sistema, mas ainda não foram pagas.
- Todas: normalmente, esta é a opção utilizada.
Birôs disponíveis
Outra praticidade do Cobmais é a possibilidade de contar com mais de um birô. Assim, você escolhe o que mais se adequa à sua empresa ou que já está acostumado a trabalhar, que pode ser o SPC, Serasa ou Boa Vista SCPC.
O uso do sistema de cobrança também permite mais controle do trabalho feito, o que é essencial para acompanhar a situação e traçar estratégias que não atrapalhem a relação com o cliente.
E da mesma forma que o Cobmais permite a negativação em lote, ele também dispõe da retirada em grupo. Ou seja, se um grupo de consumidores regularizaram a situação deles, vale selecioná-los e retirá-los do banco de proteção de crédito. Essa funcionalidade é crucial, tanto para não gerar desentendimentos com a pessoa, como também para não a prejudicar injustamente.
Negativar clientes pode ser um trabalho mais simples, e tudo o que a sua empresa necessita é contar com uma boa estratégia de cobrança amigável e ter em mãos um sistema como o Cobmais, que transforma o trabalho manual em tarefas inteligentes.
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