Trabalhar com um sistema de gestão de cobrança oferece uma série de vantagens para a equipe e, por isso, é comum que empresas colham bons resultados após a contratação dessa ferramenta. Mas se o seu negócio está enfrentando mais problemas do que benefícios, é necessário rever e cogitar se chegou a hora de trocar o software.
Sabemos que tomar essa decisão não é fácil, seja pela comodidade de permanecer com o mesmo sistema ou pelas diversas tarefas que são necessárias reagendar com a troca. Entretanto, essa transição é crucial para melhorar o fluxo de trabalho e não prejudicar o recebimento de dívidas.
Neste conteúdo separamos os principais sinais que você não deve ignorar e, ainda, como escolher o melhor sistema de cobrança online para sua empresa. Boa leitura!
7 sinais de que está na hora de trocar o sistema de gestão de cobrança
Identificar a necessidade da troca do sistema de gestão de cobrança nem sempre é algo óbvio. Você deve saber que todos os softwares, vez ou outra, vão apresentar algum tipo de instabilidade ou erro, isso é normal! Por isso, é importante saber analisar o que, de fato, é um sinal vermelho. Listamos abaixo aspectos para se considerar.
1. Sistema de cobrança está defasado
Durante a operação de cobrança, o seu software deixa a desejar? Sente que faltam recursos que estejam alinhados ao atual mercado e às necessidades da empresa? A ferramenta parece “abandonada” por parte dos desenvolvedores?
Se você respondeu sim é provável que o sistema esteja ultrapassado. Um software antigo, sem atualizações ou novidades relevantes com certeza não é a melhor opção para um negócio. Isso porque você terá custos contratando mais ferramentas de apoio, a equipe perderá tempo de produtividade e, por fim, tudo vai refletir na capacidade de recebimento de dívidas.
2. Falta de suporte técnico
Sistemas de empresas que não proporcionam suporte técnico ou é muito difícil ter acesso a esse serviço não agregam muita confiança. É normal ter um tempo de espera, afinal, a equipe de atendimento pode estar ocupada — e isso provavelmente vai acontecer com qualquer software que for contratar.
Porém, ficar com nenhum tipo de retorno não é nada positivo e traz muitos prejuízos para a sua operação. Esse é um ponto que merece muita atenção, afinal, ninguém quer contratar um sistema e, após isso, não ter nenhum suporte no dia a dia ou quando houver dificuldades.
3. Não está alinhado às necessidades da empresa
O melhor sistema de cobrança online é aquele que oferece funcionalidades que estão de acordo com as necessidades da sua equipe. Ou seja, é importante saber quais são as tarefas exercidas diariamente, os principais obstáculos encontrados pelos colaboradores etc.
- Leia também — Sistema de cobrança: quando contratar?
Com essas informações, gestores conseguirão decidir se um software pode ou não servir bem para o negócio.
4. Não está compatível com legislações
Profissionais que trabalham diariamente com sistemas sabem o quão importante é contar com uma ferramenta desenvolvida com base em legislação. Essa é uma forma de evitar uma série de problemas e, ainda, ter mais segurança na rotina de trabalho.
Um exemplo disso é a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoas, a LGPD. Ao contratar um software, é importante que ele esteja de acordo com essa legislação, afinal, são os dados dos seus clientes que estão em jogo.
Se a empresa desenvolvedora do sistema atual não apresenta nenhuma política nesse sentido, isso é um sinal preocupante.
5. Falhas de segurança
As falhas de segurança estão relacionadas a situações em que invasores acessam dados sem autorização da instituição. Nos últimos anos, não são poucas as notícias de grandes empresas que sofreram algum tipo de ataque, em que informações sensíveis de usuários ficaram expostas.
Novamente, esse é um dos casos que reforça a importância de contratar um sistema de acordo com a LGPD e que oferece políticas claras em relação à segurança. Se o seu atual software não deixa essas questões esclarecidas, vale refletir se compensa continuar essa parceria.
6. Alto custo para manter o sistema
Outro aspecto que gestores devem considerar são os custos para manter o sistema de cobrança. Isso porque nem sempre a empresa está investindo na ferramenta com o melhor custo-benefício.
Se o seu negócio adquire um software on-premise é possível que os custos sejam muito altos, afinal, é necessário ter um ambiente próprio, equipe de manutenção no local, entre outros gastos. Esse é um cenário que poderia ser substituído por sistemas SaaS, por exemplo.
Vale pôr tudo na ponta do lápis para entender se o custo com o sistema atual está de acordo com as necessidades da empresa e se há opções para melhorar esse cenário.
7. Precisa acionar o suporte constantemente
Acionar o suporte eventualmente é algo que vai acontecer, como já comentamos. O problema é quando a sua equipe precisa desse serviço constantemente e com muita frequência necessita abrir um chamado.
Fique atento a esse aspecto! Um sistema de gestão de cobrança deve funcionar de forma adequada na maior parte do tempo, e o suporte ser uma exceção.
Como escolher um software de cobrança?
Você já sabe quais são os principais sinais de que está na hora de trocar o seu sistema de cobrança. Agora, para te ajudar na nova aquisição, separamos alguns pontos que devem ser considerados em uma compra. Veja:
- Escolha um sistema de cobrança automatizado — poupará muito tempo da sua equipe e é crucial para melhorar a produtividade. Leia nosso post sobre o assunto.
- Opte por um software com boa usabilidade — essa é uma forma de melhorar o processo de adaptação do time.
- Analise as integrações disponíveis — para tornar o trabalho mais ágil e em uma única tela, é importante contar com um sistema integrado às principais ferramentas do mercado.
- Segurança de dados — como já explicamos, confira se a empresa tem políticas nesse quesito e se funciona de acordo com a LGPD.
- Considere a carteira de clientes — é importante que o sistema acompanhe as demandas do seu número de consumidores inadimplentes.
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O software funciona em modelo SaaS, tem integração com os principais sistemas do mercado (ERP, discadores, bancos, birôs de negativação etc.) e oferece a possibilidade de tarefas agendadas e régua de cobrança automatizada.
Outra funcionalidade do Cobmais é a possibilidade de ter o seu próprio portal de autonegociação. Esse espaço virtual funciona 24/7, é fácil de usar e proporciona ao consumidor liberdade e autonomia para negociar e resolver as dívidas.
Após a contratação do serviço, clientes Cobmais contam com suporte, orientação para implementação do sistema, uma central de ajuda com artigos explicativos sobre todas as funcionalidades do software, cursos gratuitos para fazer o uso certo e muito mais.
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