Chegou o momento de contratar um software de cobrança para a sua empresa e você tem dúvidas sobre como escolher? Não sabe quais recursos devem ser avaliados e quais são indispensáveis para um bom sistema? É normal que essas questões surjam, afinal, fechar um serviço é coisa séria e é preciso ter calma.
Para te ajudar a fazer a melhor escolha, listamos neste conteúdo aspectos importantes que devem guiar o momento da compra. Boa leitura!
Como escolher o software?
Atualmente, existem muitos softwares disponíveis no mercado e isso pode gerar uma certa indecisão na hora de contratar o seu. Para empresas que nunca trabalharam com um sistema de cobrança, as dúvidas costumam ser maiores e é importante estar atento para não comprar um serviço que não atenda às necessidades do seu negócio. Confira, a seguir, quais pontos devem nortear o momento da decisão.
1. Faça uma triagem
O primeiro passo é fazer uma análise das necessidades, problemas e demandas da sua empresa. Se precisar, crie listas para ajudar a visualizar melhor quais aspectos precisam ser solucionados e supridos com a compra de um software de cobrança.
Busque compreender, dentro do seu mercado, quais são os objetivos e, atualmente, quais são os maiores obstáculos que o time enfrenta na hora de cobrar o consumidor. Todas essas informações são essenciais, pois com elas será mais fácil visualizar o que precisa considerar.
2. Considere quem vai fazer a cobrança
Em segundo, tenha em mente quem vai fazer a cobrança. Será o departamento da sua empresa, uma assessoria ou um escritório jurídico? Quantas pessoas vão ter acesso ao CRM?
Compreender esse cenário faz toda a diferença, já que para cada tipo de área é possível ter um software personalizado para atender a demandas específicas.
3. Opte por um sistema fácil de usar
Alguns CRM de cobrança disponíveis no mercado podem ser bastante complexos e nada intuitivos. No dia a dia, isso prejudica a produtividade da equipe e torna o treinamento sobre a nova ferramenta mais difícil.
Dê preferência para sistemas que oferecem tudo o que você precisa de forma simples e fácil. Assim, a adaptação à plataforma será mais rápida e o expediente dos colaboradores mais ágil.
4. Analise as integrações disponíveis
As integrações com outras ferramentas são fundamentais para empresas que querem praticidade e centralizar as informações em um único lugar. Por isso, quando for contratar um sistema, analise se ele oferece a opção de conexão com outros serviços e quais são eles.
5. Pense na carteira de clientes inadimplentes
O software de gestão de cobrança é um importante aliado para quem tem uma grande carteira de clientes inadimplentes. Com ele, é possível analisar e organizar melhor as informações, sem perder nada.
Ter em mente o número de perfis com dívidas na empresa pode ajudar muito a entender qual sistema está mais alinhado com as suas demandas.
6. Leve em conta a segurança dos dados
Lidar com dados sensíveis de clientes significa ter responsabilidade. Nos últimos tempos, o que não faltam são notícias de vazamento de informações ou de ataques cibernéticos a empresas, o que é bastante grave.
Mais do que nunca, é necessário pensar em proteção e segurança dos dados, portanto, é crucial que o seu novo CRM esteja de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e ofereça meios seguros de gerenciar as informações dos consumidores.
7. Pesquise sobre o suporte oferecido pela empresa
Quando se fala de tecnologia e ferramentas é crucial citar a importância do suporte e ajuda oferecida pela prestadora do serviço. Não adianta investir em uma boa plataforma se, em seguida, não há ninguém para tirar suas dúvidas e solucionar possíveis situações.
Pesquise sobre as empresas e veja quais canais de suporte elas oferecem. Quanto mais informações disponíveis, melhor. O Cobmais, por exemplo, conta com cursos, central de ajuda, blog e muito mais!
8. Escolha uma ferramenta customizável
Explicamos no início deste texto que considerar o seu mercado é fundamental na hora de escolher um software de cobrança, certo? Isso porque existem especificidades e, para atendê-las, é necessário contratar uma plataforma customizável.
Ao conversar com o especialista, verifique se há a possibilidade de adaptação para as funcionalidades necessárias e se você pode contar com o suporte para resolver essas questões.
O que o melhor software de cobrança deve oferecer?
Você já sabe quais pontos considerar ao contratar o serviço, agora, vamos explicar o que esperar de bons softwares — afinal, é importante conhecer as funcionalidades básicas para não errar na escolha.
Integração com ERP
A integração com ERP é indispensável! Isso porque você pode acessar planos empresariais, ter acesso a dados sem sair do CRM e, dessa forma, criar diagnósticos e relatórios mais completos.
A integração com esse tipo de sistema é um dos pontos básicos que um bom software de cobrança deve oferecer, sobretudo se for com grandes nomes do mercado, como a Totvs, Senior, Sas etc.
Régua de cobrança
A régua de cobrança é uma estratégia essencial para evitar a inadimplência de clientes e recuperar valores. Com ela, você estrutura um roteiro de ações para se comunicar com consumidores.
Por ser automatizada, o processo é simples, prático e agrega valor para a equipe de cobrança. Essa opção, sem dúvidas, não pode faltar no seu sistema!
Integração com diferentes meios de comunicação
E-mail, WhatsApp, SMS ou ligação telefônica, não importa qual meio faz parte da sua estratégia, o importante é ter acesso a eles via software! Essas integrações são cruciais e facilitam na hora de fazer a cobrança, enviar lembretes ou boletos.
Portal de autoanegociação
Outra funcionalidade indispensável é o portal de autonegociação. Nele, o seu cliente pode resolver algumas pendências sozinho, como a segunda via de boleto, quitação de débitos, opções de parcelamento etc. Essa é uma forma de reduzir chamados e melhorar a produtividade da equipe.
Importação de dados por arquivo
Para que você ou o seu time não gaste tempo em cadastrar manualmente os clientes, é essencial obter um software que tenha a opção de importar dados por arquivo.
Em uma única vez, é possível subir todas as informações dos consumidores para o sistema, por meio de uma planilha. Dessa forma, sempre que for necessário, você conseguirá importar dados com facilidade e praticidade.
Ficar atento às funcionalidades oferecidas é muito importante para que o investimento valha a pena e esteja aliado às necessidades da sua equipe de cobrança. Os requisitos básicos, que citamos acima, não podem faltar!
Um bom exemplo de software de cobrança que cumpra todos esses pontos — e agrega em muitos outros —, é o Cobmais. O nosso CRM pode ser customizável para a sua necessidade, tem integração com grandes nomes do mercado e é ideal para qualquer tipo de negócio.
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